هدف گذاری FAST یا SMART؟

این مقاله پیش‌تر در شماره 25 ماهنامه مرکز مشاوره مدیریت ماهان در شهریور 1402 منتشر شده است.

در سال 1954، اسطوره مدیریت، پیتر دراکر مفهوم "مدیریت بر اساس اهداف" را معرفی کرد، رویکردی که در آن کارمندان با مدیر خود برای تعیین مجموعه‌ای از اهداف موافقت و در طول سال برای دستیابی به اهداف مذکور تلاش می‌کنند. اما حتی اسطوره‌ای مثل دراکر، نمی‌توانست پیش‌بینی کند که چقدر اهداف به طور کامل بر محیط کاری مدرن سیطره خواهند یافت. طبق یک نظرسنجی، در ۹۵٪ سازمان‌ها، این کارمندان هستند که اهداف و تیم‌های خود را تعیین می‌کنند.

در زمینه تعیین اهداف، بیشترِ مدیران از مجموعه‌ای از روش‌های استاندارد پیروی می‌کنند. آنها جلسات یک به یک با نیروهای خود برگزار می‌کنند تا اهداف را تعیین کنند، سپس در پایان سال عملکرد را نسبت به اهداف، مورد بررسی قرار داده و ارزیابی خود را مبتنی بر رسیدن به اهداف انجام می دهند. این گروه از مدیران، همان‌هایی هستند که به دنبال تعیین هوشمندانه اهداف هستند، با اطمینان از آنکه اهداف، خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌گرایانه و محدود به زمان باشند.

این روش هدف گذاری یعنی SMART، آنچنان عمیق در ذهن مدیران جاری است که آنها به ندرت زمانی را صرف این سوال بنیادی می کنند: آیا این روش، درست کار می‌کند؟
رویکرد سنتی به تعیین اهداف در واقع می‌تواند هماهنگی و چابکی مورد نیاز یک شرکت برای اجرای استراتژی را تخریب کند. به عنوان مثال، ایجاد این انتظار از کارمندان که برای کسب پاداش، باید به ۱۰۰٪ اهداف خود دست‌ پیدا کنند، انگیزه قوی‌ای به آنها می‌دهد تا اهداف خود را به صورت محافظه‌کارانه‌ای که مطمئن هستند به آنها خواهند رسید، تعیین کنند. وقتی اهداف به صورت خصوصی و شخصی نگه داشته می‌شوند، کارمندان اطلاعی از پروژه ها و فعالیت های دیگر همکاران در تیم‌های دیگر ندارند.

اهداف زمانی می‌توانند به اجرای استراتژی کمک کنند، که با اولویت‌های استراتژیک سازمان هماهنگ باشند و وابستگی‌های متقابل حیاتی در سراسر بخش‌ها را در نظر بگیرند و با تغییر شرایط مسیر خود را اصلاح کنند. اگر این شرایط برآورده نشود، هر کارمند ممکن است به تنهایی به اهداف فردی خود دست یابد، اما احتمال اینکه سازمان بتواند در اجرای استراتژی خود موفق عمل کند، بسیار کم خواهد بود.

چارچوب هدف‌گذاری FAST؛ چرا SMART موثر نیست؟

اگر رویکرد سنتی و رایج یعنی هدف گذاری SMART نمی‌تواند اجرای موفق استراتژی را تضمین کند، راهکار جایگزین چیست؟ در چند دهه گذشته، چند شرکت برجسته از جمله Google ،Intel و Anheuser-Busch راهکار جایگزینی را برای بهره‌برداری از قدرت اهداف جهت پیشبرد و هماهنگ‌سازی اقدامات دنبال کردند. دونالد سول و چارلز سول دو دانشمند برجسته در حوزه استراتژی و کسب و کار برای درک نحوه عمل این رویکرد جدید، این شرکت‌ها و برخی دیگر را مورد مطالعه قرار داده، مجموعه‌ای از داده‌های منحصر به فردِ بیش از نیم میلیون هدف را تجزیه و تحلیل کرده و ادبیات تخصصی در زمینه تعیین اهداف را مرور کرده اند.

هدف گذاری FAST

آنها متوجه شدند که چهار اصل زیربنایی، از سیستم‌های اهدافِ مؤثر پشتیبانی می‌کند و این چهار اصل را FAST نام گذاری کردند:
F: اهداف باید به صورت مکرر مورد بحث قرار بگیرند (Frequent)؛
A: در حوزه مدنظر بلندپروازانه باشند (Ambitious) ؛
S: با معیارهای خاص اندازه‌گیری شوند (Specific)؛
T: برای همه اعضای سازمان به طور شفاف دیده شوند (Transparent)؛

بر اساس دانش متداول، هدف‌گذاری به شیوه SMART دارای این ویژگی‌ها می‌باشد: خاص (Specific)، قابل اندازه گیری (Measurable)، قابل‌دستیابی (Achievable)، واقع‌گرایانه(Relevant) و دارای قابلیت زمانبندی (Time-based). با این حال، این شیوه هدف گذاری از جسارت کم‌تری برخوردار است، به صورت محدود بر عملکرد فردی تمرکز می‌کند و اهمیت بحث کردن درباره اهداف طی سال را نادیده می‌گیرد. برای تحقق اجرای استراتژی، رهبران باید به جای آن، اهدافی را تعیین کنند که به شدت مورد بحث قرار بگیرند و جسورانه، خاص و شفاف باشند (FAST).

چرا باید چارچوب SMART را فراموش کرد؟

چارچوب SMART برای مدت طولانی است که به عنوان یک روش معروف برای تعیین اهداف استفاده می‌شود. همانطور که اشاره شد، این چارچوب بر اصول خاصی متمرکز است. با این حال، این چارچوب نتوانسته با تحولات مدرن در سازمان‌ها همراهی کند. دلایلی که بواسطه آن باید چارچوب SMART را فراموش کرد عبارتند از:

1. کمبود انعطاف‌پذیری: چارچوب SMART معمولاً به صورت ساختارمند و ثابت عمل می‌کند و کمتر به تغییرات و تنوع در شرایط واقعی سازمان توجه می‌کند. این ممکن است منجر به ناتوانی در تطبیق با تغییرات سریع در بازار و محیط کسب و کار شود.

2. عدم تمرکز بر ارتباطات و همکاری: چارچوب SMART بیشترِ تمرکز خود را بر روی تعیین اهداف فردی و اندازه‌گیری پیشرفت فردی قرار می‌دهد و به میزان کمتری به همکاری و ارتباطات میان اعضای تیم توجه می‌کند. در حالی که همکاری و هماهنگی بین افراد در یک سازمان بسیار مهم است.

3. نقص در شفافیت و تعامل: چارچوب SMART به طور معمول توصیف کوتاه و محدودی از اهداف را ارائه می‌دهد و به طور کامل تصویری بزرگ از استراتژی سازمان را فراهم نمی‌کند. این ممکن است منجر به کاهش تعامل و شفافیت بین اعضای سازمان شود.

چهار معیار مهم در روش FAST عبارتند از:

1.بحث متداول (Frequently Discussed): هدف‌هایی که به روش FAST ایجاد می‌شوند، معمولاً بین مدیران بخش‌های مختلف به صورت مکرر مورد بحث قرار می‌گیرند و همچنین کارکنان باید تضمین کنند که اهداف با چشم انداز، ماموریت و هدف کسب و کار همخوانی داشته باشند. این کمک می‌کند تا موانع و مشکلاتی که ممکن است به زودی پیش رویمان قرار بگیرد را برطرف کنیم و همچنین تضمین می‌کند که اهدافمان در مسیر درست و روشنی قرار دارند. فراموش نکنیم که همواره انعطاف‌پذیری و سازگاری سازمان با شرایط متغیر از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

2.بلندپروازی (Ambitious): هدف‌ها باید به گونه‌ای جسورانه باشند که الهام بخش کارمندان بوده و آنها را در نیل به سطح بالاتر یاری نمایند. این رویکرد محیطی سالم را در بین کارکنان ایجاد می‌کند تا ببینند چه کسی می‌تواند بیشترین عملکرد را داشته باشد. اهداف جسورانه رقابت سالم را در میان کارمندان ایجاد می‌کند تا ببینند چه اندازه می‌توانند عملکرد خود را بالا ببرند و از دیگران پیشی بگیرند. داشتن هدف جسورانهِ مناسب می‌تواند کارمند را به سمت درستی هدایت کند.

3.خاص (Specific): هدف‌های خاص و بلند پروازانه باعث افزایش عملکرد تیم یا فرد می‌شوند. اهداف باید خاص باشند تا کارمند بتواند این مسئله را درک کند که برای دستیابی به هدف باید چه کارهایی انجام دهد.

4. شفافیت (Transparent): مهمترین بخش هر هدف این است که برای بخش‌های مختلف و کارمندان شفاف باشد؛ و همه در مسیر هدف های یکسان گام بردارند. هدف‌های شفاف می‌توانند به راحتی هماهنگ شوند و کمک کنند تا بر روی Big Picture متمرکز شوند. هدف‌های شفاف می‌توانند به مدیران کمک کنند تا بفهمند تیم در کدام زمینه‌ها کمبود دارد. این ویژگی باعث حرکت کارمندان به سطوح بالاتر می‌شود.

چرا چارچوب FAST روش قابل قبول‌تری را برای هدف گذاری صورت‌بندی می کند؟

برخی سازمان‌ها به دنبال چارچوب‌هایی بودند که بتواند با تحولات روزمره و محیط کسب و کار سازگاری بیشتری داشته باشد. FAST از جمله فریم‌ورک‌هایی است که به عنوان گزینه‌ای مدرن‌ جهت تعیین اهداف و دستیابی به عملکرد بهتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مزایای شفافیت در تعیین اهداف: اهداف عمومی می‌توانند با ایجاد فشار اعضای تیم و نشان دادن سطح عملکرد قابل دستیابی و کمک به یافتن همکارانی که می‌توانند مشاوره ارائه دهند، به عملکرد کارکنان اضافه کنند. شفافیت می‌تواند به هماهنگی استراتژیک، بدون نیاز به فرایند زمان‌بر تکرار اهداف، کمک کند. مزایای شفافیت، هزینه‌های آن را قابل قبول می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا درک بهتری از این داشته باشند که کار آن‌ها چگونه به موفقیت کلی سازمان کمک می‌کند. وقتی کارمندان اهداف همکاران خود را نمی‌فهمند، احتمالاً تقاضاهای غیر واقع‌بینانه می‌کنند، بر روی فعالیت‌هایی تمرکز می‌کنند که به همکارانشان کمک نمی‌کند یا به تکرار کارها منجر خواهد شد.

اهداف جسورانه برای اجرای استراتژی: اهداف جسورانه و نه محافظه کارانه در چارچوب FAST، ایده آل در نظر گرفته می شود. این ایده توسط مطالعات موردی از گوگل کروم، یوتیوب و بنیاد بیل و ملیندا گیتس تأیید شده است. و به این نکته اشاره دارد که تمایل به محافظه کاری در تعیین اهداف قابل درک، اما اغلب بی‌ربط است. تعیین اهداف باید به دنبال توازنی بین جسارت و با قابلیت دستیابی باشد و شرکت‌هایی مانند گوگل، کارمندان را برای رسیدن به میانگین 60% تا 70% از نتایج کلیدی تشویق می کنند.

اهمیت بحث مکرر و داشتن قابلیت اندازه گیری: اهمیت تعیین اهداف به صورتی که بحث مکرر پیرو آن شکل بگیرد و قابل اندازه گیری باشد این اطمینان را حاصل می کند که کارمندان درک درستی از اهدافشان و چگونگی ارتباط آن با اهداف کلی شرکت را دارند.

چگونه اهداف خود را در چارچوب FAST بنویسیم؟

برای استفاده از چارچوب FAST برای نوشتن اهداف، شما می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. بحث مکرر(Frequently Discussed) اهداف باید به طور مداوم مورد بحث قرار گیرند. این به معنای ارتباط مداوم و گفتگو درباره اهداف در طول سال است. این بحث‌ها به تنظیم مجدد اهداف بر اساس تغییرات شرایط کمک می‌کنند. همچنین سعی کنید اهداف را در بحث‌های مکرر و منظم مورد بررسی و بحث قرار دهید و به تیم خود اجازه دهید در مورد اهداف صحبت کنند و نظرات و بازخوردهای خود را ارائه دهند.

2. بلندپروازی (Ambitious): اهداف باید بلندپروازانه و مبتنی بر چالش‌های مهم و معقول باشند. تلاش برای تعیین اهدافی که چالش دارند و به سمت ارتقا و بهبود سازمان حرکت می‌کنند، می‌تواند به تحقق استراتژی کمک کند.

3. خاص (Specific): اهداف باید خیلی واضح و مشخص باشند. بیان دقیق اهداف کمک می‌کند تا همه اعضای تیم درک کاملی از مسیر و هدف داشته باشند. پس هدف‌ها را به صورت واضح و مشخص تعریف کنید، تا افراد بدانند چه کاری را باید انجام دهند و به چه هدفی دست یابند.

4. شفافیت (Transparent): اهداف باید برای همه اعضای سازمان قابل دسترس و شفاف باشند. اطمینان حاصل شود که تمام اعضا می‌توانند به راحتی به اهداف دسترسی داشته باشند تا همه بتوانند درک کنند که چه کسی روی چه چیزهایی کار می‌کند. پس اهداف را به صورت شفاف و با ایجاد سطح دسترسی کامل برای تیم و سایر بخش‌ها ارائه دهید و با سایر اعضای تیم اهداف خود را به اشتراک بگذارید تا هماهنگی و همکاری بیشتری بین افراد برقرار شود.

با رعایت این چهار اصولِ اصلی، می‌توانید اهداف را با استفاده از چارچوب FAST تعیین کنید و تحقق استراتژی سازمان را سرعت ببخشید.

منابع:

https://datalligence.ai/blogs/smart-goals-vs-fast-goals/

https://sloanreview.mit.edu/article/with-goals-fast-beats-smart/

https://www.profit.co/blog/okr-university/what-are-fast-goals-how-are-they-better-than-smart-goals/

https://www.skillpacks.com/fast-goal-setting/